عتبہ نیوز  کی رپورٹ کے مطابق؛ یہ اجلاس مؤرخہ 12 جون 2024 بروز بدھ کووزارت خارجہ کے  قونصلر شعبے کے سربراہ اور امام رضا(ع) قومی ورکنگ گروپ کے سیکرٹری کی میزبانی میں منعقد کیا گیا، جس میں آستان قدس رضوی کے ادارہ بین الاقوامی امورکے سربراہ ، صوبہ خراسان رضوی کے گورنریٹ   میں شعبہ زیارت کے سربراہ اور ایران کے شمال مشرقی صوبوں میں واقع وزارت خارجہ کے نمائندہ دفتر کے مندوبین نے شرکت کی
واضح رہے کہ اس اجلاس کے انعقاد کا مقصد زیارت سے متعلق سفارت کاری کی اہمیت پر زیادہ سے زیادہ توجہ مرکوز کرانا تھا۔ 
اس اجلاس کے دوران زائرین کی تعداد میں اضافے اورزیارت سے متعلق سہولیات کے معیار میں بہتری لانے  اور غیرملکی زائرین کے مسائل کے حل کے لئے تبادلہ خیال کیا گیا، نیزمشہد مقدس میں خصوصاً چہلم امام حسین(ع) کے موقع پر افغانستان اور پاکستان کے زائرین کے استقبال اور انہیں گروپ کی صورت میں زیارت کرانے پر بھی باہمی گفتگو کی گئی۔ 
اس کے علاوہ غیرملکی زائرین کے لئے ہیلتھ انشورنس کی بھی وزارت خارجہ کی جانب سے منظوری دی گئی ۔
اس اجلاس میں یہ بھی طے پایا کہ تمام ایسے زائرین جو اسلامی جمہوریہ ایران کے ویزے پر زیارت سےمشرف ہوتے ہیں ،انہیں انشورنس دفتر گئے بغیر پاسپورٹ پر درج کوڈ کے ذریعہ ہیلتھ انشورنس کی خدمات فراہم کی جائیں گی اور کسی بھی حادثے کی صورت میں طبی مراکز میں ہیلتھ انشورنس کے تحت طبی خدمات فراہم کی جائیں گی۔
 اس اجلاس کے موقع پر اسلامی جمہوریہ ایران کے سابق وزیر خارجہ شہید امیرعبدالہیان کی یاد میں ایک شیلڈ پر آستان قدس رضوی کے ادارہ بین الاقوامی امور کے سربراہ نے دستخط بھی کئے۔